Comment gérer efficacement les factures des fournisseurs ?


Les nouvelles techniques de traitement numérique de documents telles que la dématérialisation se révèlent des plus avantageuses pour les entreprises souhaitant améliorer leur processus de facturation. Le point sur la dématérialisation des factures des fournisseurs.

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?


La dématérialisation des factures peut prendre diverses formes allant du simple envoi par mail d’une facture en PDF aux étapes de traitement de la facture en lecture automatique qui intègre les technologies LAD et RAD. Cette dernière permet notamment d’intégrer l’ensemble des données au système de comptabilité fournisseur. L’idée est de simplifier et d’optimiser le traitement de la facture, et ce, depuis sa création jusqu’à son envoi. Si ces deux premières solutions promettent déjà de bons retours, il reste que pour une transformation de l’ensemble du processus de facturation, il est impératif que l’entreprise opte pour la mise en place d’une dématérialisation complète. Le fournisseur commence par envoyer la facture sous format numérique via le système d'EDI (Échange de Données Informatisé), les données seront ensuite enregistrées de manière automatique sur la plateforme du fournisseur, avec en détail, la mise en paiement.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?


Il est intéressant de rappeler que la dématérialisation des factures fournisseurs peut tout aussi bien s’adresser à une PME qu’à une multinationale. La solution est d’ailleurs de plus en plus encourue, et ce, par toutes les entreprises désireuses d’optimiser leur processus de facturation et ainsi de gagner en productivité. Pour les clients, la dématérialisation des factures fournisseurs promet de faire de réelles économies, notamment sur l’achat des diverses fournitures tel que le papier et les enveloppes, mais aussi sur les étapes de traitement des factures (rédaction de contenu, impression, distribution, etc.). Une facture dématérialisée est 5 fois moins chère qu’une facture classique, ce qui assure à la fois un gain de temps et d’argent. Le personnel gagne également en productivité et ne sont plus tenues à se cantonner aux tâches de faibles valeurs ajoutées. Les processus sont d’autant plus simplifiés, car les délais de paiement sont minimes et les risques d’erreurs en cours de traitement des factures sont sensiblement réduits. Pour le fournisseur, les avantages se remarquent sur la rapidité de traitement des factures, les dépenses sont maitrisées, ce qui est salutaire pour la santé financière de l’entreprise.

Quels sont les types de dématérialisation de factures fournisseurs ?


Les entreprises ont le choix entre deux formes de dématérialisation des factures : la dématérialisation simple ou fiscale. La première solution est assurément la plus simple et la moins coûteuse, mais elle est nettement moins automatisée. Le concept tient en la numérisation des factures papier entrante. Les documents sont scannés, ce qui permet d’obtenir à l’arrivée un fichier en format image qui ne peut être modifié. Pour les flux sortants, les factures sont éditées électroniquement avant d’être envoyées par e-mail aux clients. Il sera d’ailleurs impératif que le client dispose également des outils nécessaires pour la réception et le traitement des factures en question.

La dématérialisation fiscale des factures pour sa part, consiste à supprimer entièrement l’utilisation du papier dans le processus. Les fichiers sont ainsi structurés avant d’être confiés à des programmes informatiques dédiés, ce qui assure l’automatisation de l’ensemble du processus. Pour être reconnu et validé par l’administration fiscale, il faudra que le format et le contenu des factures répondent aux normes d'échange de données informatisé (ou EDI). La dématérialisation fiscale des factures promet de nombreux avantages, à ne citer qu’une simplification du processus de facturation, une meilleure gestion des litiges et un suivi en temps réel du traitement de la facture.

Comment mettre en œuvre un projet de dématérialisation ?


Même si les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour les techniques de dématérialisation, il reste que la mise en place de nouvelles solutions de traitement de factures se heurte encore à certains écueils. Déjà, l’entreprise qui souhaite dématérialiser son processus de facturation doit revoir son organisation et les effets de ses actions. Craignant que les factures se perdent dans le réseau ou ressortent truquées, certaines entreprises viennent encore à imprimer les factures fournisseuses, qui sont pourtant déjà numérisées. Pour beaucoup, la mise en œuvre de la dématérialisation de factures est un projet de longue haleine qui peut se révéler couteux. Il convient cependant de rappeler que les solutions de dématérialisation ont été simplifiées au fil des années, ce qui assure une mise en œuvre rapide et à moindre coût.

Pour s’assurer qu’elle soit efficace, la dématérialisation de factures doit se faire en équipe. Un tel projet implique non seulement les services achats et comptabilités de l’entreprise, mais aussi le directeur des systèmes d’information de l’entreprise qui va se charger d’intégrer la dématérialisation avec le reste du système d'information de l’entreprise à savoir les logiciels de comptabilité existants, etc. La première chose à faire est d’analyser le circuit par lequel va passer le processus de facturation, et ce, depuis la validation des modèles types en passant par l’envoi des factures et leur mise en paiement. Il convient ensuite de définir le type et le format de dématérialisation souhaitée, que ce soit en scan, en PDF ou en EDI et de lancer le processus.

Comment assurer la recevabilité des factures fournisseurs ?



Il est important de rappeler que la dématérialisation se fonde sur l'échange de données (EDI) et l’entreprise se doit d’assurer la précision, la lisibilité et la fiabilité des informations notées sur la facture. Le choix du format revient bien évidemment à l’entreprise et la piste d’audit devra notamment pouvoir assurer le lien entre la facture et le service ou bien réceptionné. Si la valeur juridique du document en question n’est pas respectée alors, l'administration fiscale sera libre de refuser la réduction de la TVA sur la facture. La quête d’information réalisée en amont permettra également d’améliorer par la suite l’archivage des documents, une opération qui se révèlera également nécessaire en cas de contrôle fiscal. D’ailleurs, en cas de contrôle, la facture dématérialisée devra être resituée à l’administration qui va surtout se pencher sur la lisibilité, l’authenticité et l’intégrité des informations qu’elle contient.

Bref, la dématérialisation de facture promet de nombreux avantages. Les entreprises souhaitant mettre en œuvre ce type de solution devront toutefois bien repenser leur processus « Peer to peer » afin de tirer parti au maximum de toutes les opportunités offertes par la dématérialisation de factures fournisseurs.

CONTACT


Tous les champs sont obligatoires

Message envoyé. Merci !

Aides aux entreprises

Copyright Mad Aides aux Entreprises 2017